Cuando las ventas aumentan de manera significativa, existe una alta probabilidad de que se genere un aumento en la merma operativa como consecuencia del mayor movimiento de productos hacia la tienda y dentro de ella. Es por esto que es fundamental saber cómo minimizar esta situación que, en caso de no gestionarla de manera adecuada podría afectar la rentabilidad del negocio.
Si bien la pandemia ha tenido un efecto negativo en varias industrias, en el caso de mejoramiento del hogar la situación es bastante diferente, de hecho existen varias cifras que dan luces de ello y que proyectan un 2021 con buenos resultados.
Por ejemplo, el año 2020 en Estados Unidos aumentó un 25% la venta durante el último trimestre en las tiendas de mejoramiento del hogar y en México el segmento ferretero creció un 40% sólo el primer semestre. El 2021 hubo un crecimiento en ventas de un 12,6% en enseres domésticos o menaje y otros artículos como electrónica y las proyecciones en general van al alza en todas las categorías del rubro.
Respecto de las mermas, estas se pueden categorizar en varios tipos, siendo las más relevantes en retail de mejoramiento del hogar las mermas de tipo operativas y administrativas. Las mermas administrativas se producen por errores en registros en la entrada o salida de mercancía a la tienda, mientras que la merma operativa se produce principalmente por descuidos, operaciones indebidas (de personas internas o externas a la empresa), negligencias u otras situaciones dentro de la tienda.
A continuación te entregamos 4 tips para minimizar la merma en tu operación de la tienda y mejorar el abasto de tus productos en los anaqueles:
1. Establece controles de inventario periódicos con diferentes frecuencias y objetivos.
Es fundamental realizar ajustes diarios que permitan, entre otros, el levantamiento de incidentes de quiebres por revisiones visuales. Por ejemplo, una buena práctica para concretar esto es un checklist de apertura de tienda, que permitirá tener claridad de la situación antes de comenzar las operaciones diarias.
También es clave realizar un inventario cíclico, a través del conteo y/o ajustes de inventarios de SKU críticos predefinidos o que estén en alguna activación promocional, así se podrán minimizar las diferencias entre inventarios teóricos y físicos y por tanto mejorar el abasto.
Si a lo anterior se suma la revisión específica del listado de productos con mayor riesgo histórico de merma se puede lograr minimizar la reducción de merma operacional de estos productos al interior de la tienda.
2. Control de roturas y/o daños a productos como al envasado
Por diversos motivos siempre existen productos que no se encuentran en condiciones para la venta, por lo que es fundamental que estos sean removidos de los anaqueles.
Para los artículos cuyas características sensoriales no son las adecuadas para la venta sean dados de baja, debe existir un proceso definido, una rutina de trabajo, que contemple un ajuste en los sistemas de información además del proceso de devolución al proveedor o de eliminación física del sku.
Hay varias causas que pueden provocar que un producto no sea apto para ser vendido, tales como: fallas de packaging de los productos; mala manipulación de los procesos de reposición y de los productos exhibidos por parte de los clientes; mala estiba de los productos en los lugares de almacenamiento o depósito; y problemas en el traslado de la mercadería a los puntos de ventas, desde el proveedor o centros de distribución.
Para que estos productos no se encuentren en la sala de venta, se requiere que estos sean revisados continuamente, solo este procedimiento permitirá asegurar que aquellos que se encuentran disponibles en los anaqueles estén en las condiciones adecuadas. Implementar este tipo de procesos es ideal con el apoyo de un task manager, que tenga la posibilidad de levantar tickets a áreas encargadas en el caso de que los productos estén en mal estado, permitiendo ser retirados en la mitad del tiempo que un proceso tradicional.
La realidad es que en varias ocasiones en las tiendas se registran robos, por parte de presuntos clientes o empleados de la empresa, que no logran ser detectados a tiempo porque no queda ningún registro del lugar en que ocurrió, la modalidad o la cantidad de productos que fueron sustraídos, es decir, no existe trazabilidad de la parte de la cadena donde se produce el problema.
Estas situaciones generan pérdidas en el negocio, por lo que es clave que cuando un robo sea detectado se implementen los métodos para impedir que esto vuelva a ocurrir, generar protocolos de acción establecidos y con el tiempo trabajar en la prevención de los mismos. En el caso de los fraudes, estos se pueden prevenir estableciendo un control en los distintos procesos de la administración y también en la venta de la mercadería. El apoyo tecnológico de una plataforma para llevar este registro con Frogmi®, permite en poco tiempo identificar factores de riesgo, medir y sobre todo reportar de manera fácil y rápida estos movimientos a eventuales auditorías internas.
Uno de los aspectos que se considera más complejo y donde se debe prestar más atención es la recepción de los productos, la entrada de estos a la tienda tiene que ser rigurosa. Si en este proceso todo se desarrolla a la perfección todas las etapas que siguen se simplifican. Sin embargo, debido a la rigurosidad que se requiere se puede traducir en un proceso largo, y muchas veces poco eficiente.
Errores o falta de información respecto del traslado de productos desde el centro de distribución a la tienda, a la bodega o a la sala de ventas; errores de código o etiquetado de sku; cantidad final de productos recepcionados que no coincide con la inventariada por problemas de manipulación o empaque, son algunos de los problemas que pueden llevar a que existan situaciones en que los trabajadores deban ocupar varias de trabajo en detectar el error, para corregirlo retrasando el avance de los productos al anaquel, pudiendo estar con falta de stock y perdiendo venta .
En Frogmi® tenemos exitosos casos de clientes que han implementado sus procesos del área de recepción y puesto en funcionamiento el Task Manager. Con ello, han logrado reducir en 3 horas el proceso de recepción de productos en cada local, reduciendo a la mitad el tiempo desde que llega un camión con los artículos, hasta que estos están instalados en los anaqueles. Esto gracias a mejoras realizadas al proceso, en especial en lo referente a productos de alto valor.
En paralelo se ha logrado realizar y contar con una radiografía de todos los procesos que intervienen automatizando tareas con otras áreas, e identificar cuellos de botellas. Así se ha logrado generar procesos de mejora continua, controlar las mermas y con ello los tiempos de ejecución se han optimizado, dejando tiempo para que los trabajadores se preocupen de tareas de mayor valor.